犀牛手札78:把它搞定!(2)

这两天挺忙的,一边在帮卖家谈合同,一边帮买家挑房子、看房子,中间还挤进来一个朋友让帮忙租一套房子。如果放到以前,估计Rhino就要被忙的四脚朝天了。最近因为采用了时间管理,所以虽然很忙,但是每件事都做的很妥当,也没有焦虑产生,仅仅有一点睡眠不足。

因为自己感受到了时间管理的好处,所以Rhino想借这次《犀牛手札》系列文章的机会,向大家介绍更多的一些信息,希望能帮到有需要的朋友。

在《犀牛手札75》中,Rhino和大家聊了GTD的基本原理。这一期,Rhino来和大家聊一些更深入的东西。

GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

GTD的创始人David Allen提倡建立一个详细的to-do列表,比如说:列出要打的电话,去市区要完成的任务。他还提出一个“二分钟法则”:如果任何一件可以在二分钟内完成的事情,那么就必须马上完成。

让我们一起来回顾一下GTD的流程:
GTD流程收集(Collect)->加工处理(Process)->组织整理(Organize)->回顾(Review)->行动/执行(Do)!

收集(Collect):就是将你能够想到的所有的未尽事宜(未整理的念头)(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox(收集篮)中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或iPad、智能手机等。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作 。

加工处理(Process):将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。

组织整理(Organize):GTD中的最核心的步骤,主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等等。而下一步清单则是具体的下一步行动,而且如果一个项目涉及到多个行动,那么需要将其细化成具体的行动。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照情景(context)(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分类管理只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做哪些事情。

回顾(Review):回顾一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

行动/执行(Do):在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

由于篇幅限制,这次先聊这么多。以后有机会,Rhino会向大家介绍一个非常好用的软件。咱们下一期《犀牛手札》见。

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